In de snel evoluerende werkomgeving van vandaag zijn organisaties voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om gezamenlijke besluitvorming te vergemakkelijken. Instemming-gebaseerde besluitvorming staat in de voorste gelederen van deze moderne praktijken, vanwege de effectiviteit in het bevorderen van gelijkheid, efficiëntie en innovatie. Deze benadering is gebaseerd op verschillende basisprincipes en bevordert een cultuur van actieve participatie, wederzijds respect, empirisch redeneren en, het allerbelangrijkste, het onderstreept het belang van toestemming.
Belangrijkste principes
- Voortdurend Proces: Hier is besluitvorming geen eenmalige gebeurtenis, maar een voortdurende, iteratieve dialoog waarin ideeën worden uitgewisseld en kennis iteratief gezamenlijk wordt gecreëerd.
- Rechten van belanghebbenden: Elk individu verdient een stem. Ze hebben het recht om deel te nemen aan beslissingen die op hen van invloed zijn, en elk idee wordt in gelijke mate in overweging genomen.
- Instemming: In plaats van aan te dringen op unanieme goedkeuring, probeert dit proces een omgeving te creëren waarin deelnemers geen ernstige bezwaren hebben.
- Empirisme: Waarnemingen en gegevens beïnvloeden beslissingen, ondersteunen op bewijs gebaseerde consensus en continu leren.
- Voortdurende verbetering: De kern van deze aanpak is ruimte voor aanpassing. Beslissingen worden herzien en verfijnd, waardoor de weg wordt vrijgemaakt voor effectievere resultaten.
- Gelijkwaardigheid: Een toewijding aan lichtvoetigheid en democratie, waarbij iedereen een gelijk belang en een gelijke stem in het proces heeft.
- Transparantie: Elk lid heeft toegang tot de nodige informatie, waardoor geïnformeerde, consensuele beslissingen mogelijk zijn.
- Verantwoordelijkheid: Eigenaarschap en betrokkenheid gaan hand in hand en versterken de waarde van verantwoordelijkheid.
Randvoorwaarden
- Inclusie: Het succes van besluitvorming op basis van toestemming vereist een brede deelname en buy-in. Elke deelnemer moet het gevoel hebben dat zijn/haar stem op een eerlijke manier wordt meegenomen en dat deelnemen aan het proces zijn/haar tijd waard is.
- Duidelijk begrip van bezwaar: Deelnemers moeten begrijpen dat een “bezwaar” geen kwestie is van persoonlijke voorkeuren, maar een identificeerbaar risico aangeeft dat de groep zich niet kan veroorloven om te nemen.
- Begrip van het besluitvormingsproces: Deelnemers moeten het verschil begrijpen tussen toestemming en consensus, en zich realiseren dat beslissingen “goed genoeg voor nu, veilig genoeg om te proberen” zijn in plaats van perfect.
- Transparantie: Elk lid moet toegang hebben tot de nodige informatie, met inachtneming van het principe van geïnformeerde toestemming.
- Bereidheid om samen te werken: Het besluitvormingsproces kan uitdagend en tijdrovend zijn. Het op toestemming gebaseerde bestuursmodel vertrouwt op de bereidheid van alle deelnemers om samen te werken en hecht meer waarde aan het proces om tot een beslissing te komen dan aan de snelheid waarmee de beslissing wordt genomen.
Inzet
- Opleiden en trainen: Leg het proces, de principes en de voordelen ervan uit aan het team. Geef iedereen een duidelijk beeld van wat het inhoudt, waarom u het invoert en hoe het hen zal beïnvloeden. Als alle leden de noodzaak voor verandering en de principes erachter begrijpen, zullen ze eerder meewerken en bijdragen.
- Klein beginnen en opschalen: Begin met kleinere beslissingen en kleinere groepen om het team niet te overweldigen. Naarmate mensen zich vertrouwd voelen met het idee en de voordelen ervan inzien, kunt u het gebruik ervan geleidelijk aan uitbreiden binnen de organisatie.
- Omarm een cultuur van ‘veilig proberen‘: Stimuleer een cultuur waarin genomen beslissingen “veilig genoeg om te proberen” moeten zijn, niet “perfect”. Dit helpt mensen zich op hun gemak te voelen bij het proces en meer open te staan voor mogelijke wijzigingen.
- Communicatiekanalen instellen: Zorg ervoor dat iedereen weet hoe informatie over beslissingen gedeeld zal worden, waar ze hun bezwaren of zorgen kunnen uiten, en bied mogelijkheden voor dialoog.
- Definieer wat een bezwaar is: Definieer duidelijk wat een geldig bezwaar is. Hierdoor wordt voorkomen dat persoonlijke voorkeuren of antipathieën de besluitvorming vertroebelen en blijft iedereen op één lijn.
- Gebruik een facilitator: In het begin kan het nuttig zijn om een ervaren facilitator in te schakelen om het proces te begeleiden, de gespreksstroom in goede banen te leiden, iedereen aan het woord te laten en het team te helpen bezwaren weg te nemen.
- Regelmatig nadenken en aanpassen: Net als elk nieuw proces moet het regelmatig worden herzien en aangepast. Maak regelmatige retrospectieven deel van uw routine waarin u nadenkt over hoe besluitvorming op basis van toestemming werkt, wat er verbeterd moet worden en hoe u de methode kunt aanpassen om beter aan de behoeften van uw team te voldoen.
Instemming vs. Consensus
Hoewel zowel instemming als consensus gebaseerd zijn op samenwerking, zijn er cruciale verschillen die de eerste een voordeel geven ten opzichte van de tweede. Op toestemming gebaseerde besluitvorming is vooral gericht op het bereiken van “goed genoeg voor nu, veilig genoeg om te proberen”, en omzeilt de verlamming die het gevolg kan zijn van het streven naar unanieme consensus.
Een dergelijke benadering nodigt een verscheidenheid aan stemmen uit, en erkent dat bezwaren niet noodzakelijkerwijs belemmeringen zijn, maar kansen om collectief te leren en keuzes te verfijnen. Dit verkort effectief het besluitvormingsproces en maakt het dynamischer en veerkrachtiger te midden van productieve meningsverschillen.
Instemming in Agile Teams
Agile teams zijn van nature vruchtbare gronden voor op toestemming gebaseerde besluitvorming. Agile filosofieën pleiten voor zelforganisatie en collectieve toewijding aan resultaten. Voor Agile-teams draagt instemming bij aan een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid en versterkt het de afstemming op gedeelde projectdoelen.
Door individuen in staat te stellen om zonder angst actief hun mening en bezwaren te uiten, kunnen teams deze diversiteit aan gedachten gebruiken om robuustere beslissingen te nemen en snel door potentiële wegversperringen te navigeren.
Proof of Concept en succesverhalen
Organisaties over de hele wereld getuigen van het succes van besluitvorming op basis van toestemming.
Een voorbeeld hiervan is de Nederlandse zorgorganisatie Buurtzorg. Deze verpleegkundige organisatie, die bekend staat om haar zelfsturende teams, maakte gebruik van op toestemming gebaseerde besluitvorming om de tevredenheid van verpleegkundigen opmerkelijk te verhogen, de kosten te verlagen en de kwaliteit van de patiëntenzorg te verbeteren.
Op dezelfde manier berust de wereldwijde beweging Extinction Rebellion structureel en qua besluitvorming op besluitvorming op basis van instemming, zodat elke mening gehoord wordt en niet genegeerd of onderdrukt wordt.
Zelfs grote techspelers zoals Zappos gebruiken een versie van toestemmingsgebaseerde besluitvorming binnen hun holacratiemodel, wat licht werpt op het dynamische aanpassingsvermogen ervan op verschillende gebieden en schalen.
Conclusie
Op toestemming gebaseerde besluitvorming is niet alleen een methode, maar ook een cultuuromslag. Door een omgeving aan te moedigen die uitnodigt tot bezwaren, transparantie hoog houdt en gedeelde verantwoordelijkheid bevordert, kunnen Agile-teams en andere teams het volledige potentieel van deze aanpak benutten. Zoals bij alle paradigmaverschuivingen kost het voldoende tijd, moeite en begrip om besluitvorming op basis van toestemming tot bloei te laten komen. Als dit echter eenmaal is bereikt, opent het deuren naar snellere innovatie, uitgebreidere oplossingen en uiteindelijk een meer samenhangend team.
Bronnen:
- De zeven principes van besluitvorming en toestemming
- Besluitvorming en toestemming: de betekenis van een zinvolle dialoog
- Besluitvorming met instemming – Sociocratie 3.0
- Cirkel voorwaarts – Op toestemming gebaseerd bestuur
- Sociocratie voor iedereen – Besluitvorming met instemming
- Sociocratie 3.0 – Instemming Besluitvormingsprincipe
- Op toestemming gebaseerde besluitvorming – Zo werkt het
- Gedeeld leiderschap opschalen – Managementinnovaties
- Naar een op instemming gebaseerde samenleving? – Percolab
- Holocratie – Hoe beslissingen worden genomen – Leidraad
- Vermijd consensus en richt u op toestemming – InfoQ
